Kontorsarbetare måste ofta skicka brev per fax. Ärendena kan vara helt annorlunda, men vad ska man göra om man står inför ett sådant problem för första gången och inte har någon aning om hur man skickar ett brev till ett fax.
Instruktioner
Steg 1
Skriv ditt brev i MS Word med hjälp av mallen som du kan använda i MS Publisher för att lägga till en företagslogotyp. Använd MS EXEL om du behöver skriva och faxa kalkylark. Om du skickar bilder måste de ha tillägget.jpgG.
Steg 2
Tänk på att storleken på ett standardbrev som kan faxas är en A4-sida. Det erforderliga teckensnittet för att skriva är minst 10 punkter. Av den anledningen är det bäst att hålla alla dina tankar på ett ark så att du inte behöver skicka information över flera sidor.
Steg 3
Ange all information tydligt och koncist. I brevet som du skickar till fax, skriv bara det som är användbart och intressant för din adressat. Om till exempel en specifik begäran har skickats till dig, svara exakt på den utan att avvika från ämnet etc.
Steg 4
Sätt inte in små bilder eller teckningar i bokstäver, de kan bli suddiga och som ett resultat får adressaten endast en negativ åsikt om dig eller ditt företag. Var noga med att ange din adress, telefon- / faxnummer eller annan kontaktinformation i slutet av meddelandet.
Steg 5
Skriv ut ditt brev. Undersök dokumentet för utskriftskvalitet, det ska vara bra, alla bokstäver ska vara klara och inte suddiga så att mottagaren kan göra texten. Om du hittar brister, korrigera dem och skriv ut brevet igen.
Steg 6
Öppna dokumentmatningsfacket på faxet. Den är vanligtvis placerad på maskinens baksida. Sätt in ditt brev med framsidan nedåt. Om du har flera ark, kontrollera om din faxmaskin stöder massutsändning, om inte, måste du infoga varje ark separat.
Steg 7
Vänta på pipet, maskinen ska ta upp papperet. Slå mottagarens faxnummer. Vänta på svar i andra änden av kabeln.
Steg 8
Presentera dig själv och ange att du vill skicka faxet. Tryck på "Start" -knappen tillsammans med adressaten (Vanligtvis säger de: "Start"). Faxen skickas om alla steg är klara. Byt inte ut röret förrän papperet har passerat hela maskinen.
Steg 9
Klicka på knappen "Kontakt" och ange om ditt brev har skickats till mottagaren (om faxet har passerat). Om skärmkvaliteten är dålig, försök alla steg igen.
