Människor vänjer sig snabbt med e-post. Under kvällen kan du utbyta ett dussin eller fler meddelanden, och korrespondens med vänner och släktingar liknar ofta en muntlig dialog. Men när du skriver affärsbrev måste du följa reglerna för etikett, och de är ungefär desamma för e-post och vanlig post.
Det är nödvändigt
- - en dator med internetanslutning;
- - telefonbok.
Instruktioner
Steg 1
Ange syftet med ditt meddelande. Det är inte nödvändigt att skriva ner det, men du måste tydligt förstå om du vill uppnå ett nytt kontrakt, få nya kunder, anställa en ny anställd, göra ett krav eller helt enkelt gratulera partners till semestern.
Steg 2
Fundera på vem som ska få ditt brev exakt. Dess form beror till stor del på detta. Du kanske inte behöver skriva någonting alls, men det räcker att ringa per telefon, diskutera situationen på ett specialforum eller lösa problemet personligen.
Steg 3
Välj typ av bokstav. För konsumenten kan detta vara ett erbjudande om en produkt eller tjänst, annan information av reklamkaraktär. Du kan göra en undersökning. Banker påminner ofta kunder om skulder eller nya utlåningsvillkor. Du kan skicka information om lediga platser och ett meddelande om anställning till den person du vill se i ditt team. Vissa meddelanden måste tas emot av företagets anställda skriftligen. Detta är disciplinär information och en varning om minskning. Partners får vanligtvis nya förslag, klagomål och ursäkter.
Steg 4
Ett affärsbrev måste innehålla vissa detaljer, så det är bättre att utveckla formulär direkt. Det ifyllda formuläret kan skickas via e-post som bilaga eller skrivas ut och skickas med vanlig post med vanlig eller certifierad post. Överst bör namnet på ditt företag vara, eller ännu bättre - logotypen. Lite nedan finns datum och nummer och vid behov länkar till nätverksresurser (till exempel om villkoren i kontraktet eller anbudsdokumentationen publiceras på den officiella webbplatsen). Bättre att behålla kolumnen för ämnet för brevet. Gör det djärvt. Detta gör det möjligt för din adressat att snabbt navigera i de dokument som skickas till honom för signatur varje dag.
Steg 5
Ange efternamn, förnamn, patronym och position för den person som bokstaven är avsedd för. Många företag har egna webbplatser eller åtminstone hemsidor på Internet. Det finns antagligen kontakter där. Du kan ringa sekreteraren och ta reda på vilka av de anställda som är involverade i en viss fråga. Företaget kan ha namnen och till och med anställda som har samma efternamn och initialer.
Steg 6
Börja ditt brev med en personlig adress med namn och patronym. Det vore lämpligt att lägga till ordet "respekterat" i det, även om du skriver ett brev om disciplinära åtgärder. På den inledande delen, påminna adressaten om den tidigare kontakten, även om det var för länge sedan. Det är möjligt att denna anställd har att göra med många problem. Det är nödvändigt att ge honom möjlighet att orientera sig och samtidigt visa att du värdesätter hans tid. Detta kan vara en länk till ett kontrakt som undertecknades ett visst datum eller ett meddelande om att ett CV som publicerats på webbplatsen har granskats av ledningen. Om du skriver ett svar, ange vilken åtgärd din respondent har vidtagit som en utlösare.
